Pelanggan Bermasalah, Begini Cara Melayaninya

Pelanggan Bermasalah, Begini Cara Melayaninya

BERDESA.COM – Pelayanan prima adalah proses pelayanan untuk memberikan kepuasan tertinggi bagi konsumen. Tetapi kadang kita menemukan pelanggan atau klien yang memiliki karakter sulit atau kemauan yang tidak mudah dan memancing emosi. Berikut ini beberapa cara menghadapi pelanggan yang kemauannya membuat kita repot dan menjengkelkan.

  1. Jangan Emosional

Sebagai costumer service atau pengelola perusahaan Anda benar-benar harus bisa menahan emosi bahkan ketika menghadap ikonsumen yang paling menjengkelkan sekalipun. Kalau emosi Anda terpancing, rusaklah semuanya. Anda harus tunjukkan ketika seorang pelanggan marah atau membuat jengkel, Anda harus tetap kalem, mendengarkan dengan kepala dingin. Jangan sampai terlibat debat kusir, itu akan merugikan usaha Anda sendiri, bukan hanya kehilangan satu pelanggan tetapi jika terlihat oleh pelanggan lain, bakal berbahaya. Di lain sisi, emosi Anda akan membuat rusak konsentrasi dan mood Anda bekerja. Layanan prima memang membutuhkan pengorbanan. Tetapi percayalah, hasilnya bakal sangat menguntungkan bagi Anda.

  1. Degarkan Keluhan Mereka

Ketika menghadapi pelanggan yang sedang mengeluarkan keluh-kesahnya, bahkan meski dengan emosional, jangan pernah sekalipun menyela. Itu akan menyakiti hati pelanggan. Tunjukkan perhatian Anda dengan mendengarkan kalimat-kalimatnya dengan tekun. Dengan begitu pelanggan akan merasa dihargai, merasa dirinya diperhatian dan dipentingkan. Jelaskan solusi yang telah Anda persiapkan setelah pelanggan selesai dengan kalimat-kalimatnya.

  1. Berikan Pujian Anda pada Pelanggan

Sudah jelas, semua orang selalu senang dipuji. Karenanya jadilah orang yang murah pujian pada pelanggan tetapi dalam batas yang wajar dan natural. Memuji berlebihan malah bisa berakibat buruk karena dianggap lebai dan palsu. Pelanggan pasti bakal merasa senang jika misalnya kita katakan, serasi sekali pakaian yang dia kenakan atau cerah sekali wajahnya pagi itu. Katakan juga bahwa apa yang telah dia lakukan atau kerjasama yang dibangun antara perusahaan Anda dengan dia sangat berarti bagi perusahaan Anda. Hal ini akan membuat pelanggan kita merasa dihargai dan terhormat.

  1. Tunjukkan Perhatian yang Kuat Melalui Pertanyaan

Setelah pelanggan selesai mengungkapkan keluh kesahnya, tanyakan beberapa hal yang berkaitan dengan apa yang dia sampaikan dengan bahasa yang halus. Jangan sesekali menggurui atau merasa lebih pintar. Posisikan pelanggan kita pada kursi terhormat bahwa apa yangs edang kita bicarakan adalah demi mendaatkan solusi yang menyenangkan bagi pelanggan kita. Ini terkesan gampang tetapi tak mudah menjalankannya. Ada banyak pelanggan sebuah produk kecewa lantaran diperlakukan seperti orang yang bodoh ketika melakukan komplain atau mengeluhkan sesuatu mengenai produk.

  1. Selalu Minta Masukan dari Pelanggan

Berikan solusi secepatnya setiap kali menghadapi pelanggan yang mengeluh atau bertingkah menyebalkan. Jangan sampai mereka mnunggu karena hal itu bakal memicu suku emosinya semakin naik lagi. Ingat, jangan sampai pelanggan merasa di-ping-pong alias jangan bertele-tele soal solusi.

Setelah solusi Anda berikan, mintakan pendapat pada pelanggan mengenai apa-apa saja hal yang sebaiknya dilakukan perusahaan untuk bisa mencapai pelayanan prima sebagaimana yang mereka inginkan. Dengarkan pendapat dia meski kadang-kadang sebagian yang mereka inginkan sangat sulit diwujudkan. Katakan bahwa Anda akan menyampaikan kepada pengelola dan ucapkan terima kasih padanya. Tetapi ingat, Anda harus benar-benar mempertimbangkan apa saja yang diungkapkan pelanggan karena kacamata pelanggan pasti memiliki cara pandang yang berbeda mengenai sesuatu.

  1. Berikan Tindak Lanjut

Jika solusi telah Anda sodorkan dan diterima, masalah selesai. Tetapi jika solusi masih harus dibahas dalam manajemen perusahaan Anda maka pastikan topik itu segera dibahas dan ditemukan solusinya. Segera kabari pelanggan kita itu sesuai rentang waktu yang kita janjikan. Misalnya, Anda berjanji untuk menghubungi dia dua hari ke depan mengenai solusi yang dia keluhkan maka jangan sampai meleset dari waktu yang Anda tawarkan. Jika sampai meleset, Anda sendiri yang rugi karena akan kehilangan kepercayaan dari pelanggan Anda.

Beberapa trik di atas adalah beberapa cara yang harus dipegang kuat oleh seorang costumer service dan para pengelola perusahaan. Menghadapi pelanggan yang menjengkelkan adalah kenyataan yang biasa bagi para pengelola perusahaan. Tetapi demi pelayanan prima, Anda harus melakukannya. Selamat mencoba. (aryadji/berdesa)

Foto: www.rskusurakarta.com

Tinggalkan Balasan

Alamat email anda tidak akan disebarkan.Kolom yang ditandai wajib diisi *

Anda dapat menggunakan HTML tag dan atribut: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

*